斯德哥尔摩商业历史中心(CBHS)是世界上领先的商业档案馆之一,总部位于瑞典斯德哥尔摩市,成立于1974年,由斯德哥尔摩商会和斯德哥尔摩市政府共同发起成立,其创立初衷是鼓励企业保存并展示其历史。

  历史沿革

  在传统意义上讲,瑞典国家档案馆和地区档案馆也收集商业档案。但是在瑞典,这些公共档案馆缺乏足够的资源从事商业档案的收集整理工作。如果将商业档案交给专业的商业档案馆来管理则会做得更好。在瑞典,CBHS并不是唯一一个非营利性的商业档案馆,它在组织结构、融资体系等方面都有自己的独特优势,其中较为突出的是运营规模和运营内容。

  CBHS鼓励与大学和基金会等机构进行合作研究,也在各类出版物上发表文章,同时与印刷和媒体领域的商业伙伴进行多样化的合作。至今,CBHS保存着超过340个成员公司的档案,排架长度超过6.8万米。CBHS还为十多家客户运营相关网站,并出版由CBHS和客户共同编写的著作和论文。

  CBHS在瑞典全国范围内开展会员和咨询服务,并在其全球会员网络中运营。

  会员组织

  CBHS的宗旨是“保存和展示商业历史”。任何一家公司都可以通过注册成为CBHS的会员,不但能使自身的历史价值得到认可,还能享受到CBHS提供的其他专业技能和收费服务。

  CBHS的许多会员公司都有自己独特的历史,他们选择成为CBHS会员的原因也各不相同。一般情况下,这些公司一直都很重视自身的历史及其商业利益,因此,很多企业的相关负责人、人力资源主管或顾问都是主动上门,寻求与CBHS的档案业务合作。

  CBHS每年召开一次会议,年会上任命一个董事会来监督CBHS的工作。董事会代表多为来自学术界、工业界及在法律、经济或传媒领域内拥有特殊专业技能的人。

  CBHS的研究秘书处参与协会的运营。研究秘书处是面向大学和其他学术机构的部门,在信托基金和基金会的资助下开展研究项目。研究秘书处也负责管理CBHS的图书馆,该图书馆的藏书大多由瑞典商业历史相关的文献组成。

  管理模式

  CBHS将志愿者协会这样一个公益组织和涵盖大量商业运作性质的交易事务结合了起来,这样的组织结构不仅不会使档案收集变得复杂,在需要财力支持、需要适应新的服务需求、需要对技术迭代作出反应时,这种组织结构反而能使CBHS更加灵活地行事。

  CBHS在商业档案管理方面越来越专业,经济上的独立也能使CBHS走得更远。与公共档案保管机构相比,CBHS拥有专业的档案保管员、合理有序的档案工作规划表、快速及时的研究服务和良好的成本控制体系。

  独立身份

  除了保管成员公司的档案,CBHS还为成员公司提供寄存、鉴定、档案处置、档案研究服务,这一切是在严格监管的状态下进行的。它与各会员公司和组织在法律框架下达成协议,协议内容中规定了会员公司保留对档案和资料的所有权和使用权限;确定了服务范围,及所涵盖的档案资料;明确了会员公司应承担的义务。

  作为专业机构,CBHS在商界和学术界的双重身份中一直保持着独立。需要特别指出的是,其核心价值理念是,CBHS是独立的商业档案馆;拥有政治中立的专业人士,他们只在科学的基础上与历史资源打交道;将公司过去的历史转变为独特的沟通和营销资源。

  关键要素

  CBHS目前有31名工作人员,他们中大多数是优秀的档案管理员,还拥有网络支持、沟通、营销、出版和金融方面的技能。CBHS的会员公司目前约有310家,其最老的客户公司是成立于1746年的老牌保险公司。2014年,CBHS的营业收入约为400万欧元,几乎可以实现自给自足。

  瑞典国家公共资金的缺乏并不对CBHS构成威胁,因为CBHS已经建立了一个基于长期委托的良好运营模式,这个运营模式即使在上一次金融危机中也未遭遇任何冲击。

  目前,CBHS收集保管的个人档案总量约为7000卷(件),其中最古老的档案可以追溯到18世纪,而最新的档案则以今天的电子文件资料为代表,图像档案也很有特色,其中照片多达500万张,最古老的照片是采用19世纪80年代的银版照相法拍摄的,还有大量负片及数字化文件。

  服务类型

  CBHS的成员公司可以根据他们的需要和目标选择不同的服务类型。在基本的委托模式中,CBHS允许查档者获得内外部的咨询。在更高级别的委托模式中,CBHS提供定制服务,档案管理员还可以提供更全面的服务,诸如对档案资料进行持续管理、定期回访成员公司、进行评估和培训等。

  研究服务对CBHS的会员公司也有益处,因为他们可以将教育机构和学校的请求转达给CBHS,并将参考建议提供给图书馆和档案馆的工作人员。

  客户范例

  1994年,当CBHS开始保存爱立信公司的历史资料时,彼时爱立信公司的资料已经支离破碎,原始文档、照片和电影要么被摧毁,要么散佚各方。经过一年的整理,这些资料被制作成了以文本、图片及电影等形式的DVD,并在一次纪念活动中被展出。

  目前,CBHS和爱立信公司已经发展成为全天候的合作伙伴。CBHS将爱立信公司的历史和档案资料上传到了一个历史网站上,任何人都可以随时访问该网站的文章、图片和电影。此外,其他参与CBHS档案项目的公司还有瑞典服装巨头HM公司、全球矿业公司LKAB及宜家公司等。

  面对挑战

  CBHS经常受聘于会员公司从事档案评估工作,并确保文件材料最终被归档保存并能发挥价值。当一些瑞典公司被国外公司收购时,在大多数情况下,CBHS工作人员都能说服瑞典被收购公司的外国所有者继续在CBHS进行档案保存工作。比如,联合利华林德集团、亨克尔和卡夫食品公司等。

  当然也有反例,如欧司朗公司、西门子公司这些年陆续收购了瑞典几家尖端的高科技公司,但这些大公司并不关心原有的档案,导致档案资料被毁的情况时有出现。

  在全球范围内,当瑞典公司被外国公司收购后,瑞典公司的档案业务将如何发展?基于20年的工作经验,笔者认为,在商业世界的不断变化中,大多数情况下,CBHS可以灵活应变,并减弱由冲击所带来的影响。

  愿景

  在未来,当档案业务的发展与技术、法律存在冲突时,CBHS不免面临一些挑战。面对数字化、互联网及社交媒体的发展,CBHS所面临的机遇远远大于可能出现的问题。

  CBHS的专业技能水平既关系到对当前档案从业人员的教育,也关系到机构组织结构的重塑及人员的招募。可以说,那些选择与CBHS合作的人,不管是借助传统的形式还是通过社交媒体,都有一个想要保存好档案资料并讲好档案故事的愿望。

  CBHS希望在学术界和企业之间保持正确的位置,让所有人都有兴趣保存并交流他们所在行业的历史。


  (作者系斯德哥尔摩商业历史中心首席执行官)

  原载于《中国档案报》2018年6月14日 总第3232期 第三版